Carnet de bord kilométrique : modèle gratuit

Mis à jour le 22 octobre 2026 · Excel, Google Sheets et PDF

Le carnet de bord kilométrique liste vos déplacements professionnels : la date, le trajet, le motif et la distance. C’est la pièce qui justifie vos indemnités kilométriques, que vous soyez remboursé par votre employeur ou que vous déduisiez vos frais réels. Aucun texte n’impose de modèle : voici le nôtre, gratuit, à télécharger.

Télécharger le modèle de carnet de bord

Un fichier par véhicule, une ligne par trajet. Le total des kilomètres se calcule tout seul dans la version Excel.

Excel (.xlsx)PDF à imprimer CSV

Google Sheets : ouvrez Fichier → Importer, puis choisissez le fichier Excel. Aucune adresse e-mail demandée.

Qu’est-ce qu’un carnet de bord kilométrique ?

C’est un relevé, tenu au fil de l’année, de chaque trajet effectué pour votre activité avec un véhicule donné. On l’appelle aussi journal de bord, relevé kilométrique ou tableau de suivi des kilomètres. Il peut être tenu sur papier, dans un tableur ou par une application.

À quoi sert un carnet de bord ?

À justifier les kilomètres sur lesquels reposent vos indemnités :

Salarié remboursé par son employeur : pour que les indemnités restent exonérées de cotisations, l’URSSAF demande de prouver les déplacements professionnels et le nombre de kilomètres, et de présenter la carte grise. Sans pièce justificative, les indemnités sont réintégrées dans l’assiette des cotisations.
Salarié aux frais réels : les frais déduits doivent être justifiés. Les justificatifs ne se joignent pas à la déclaration, mais doivent pouvoir être présentés à l’administration.
Indépendant en BNC qui opte pour le barème : le barème s’applique aux kilomètres parcourus pour l’activité professionnelle, véhicule par véhicule. Le carnet en donne le total.
Bénévole d’association : l’association conserve le détail des kilomètres parcourus avec votre véhicule pour établir le reçu fiscal.

Il sert aussi à vous : en fin d’année, le total par véhicule est le chiffre à reporter dans le simulateur du barème.

Que noter dans son carnet de bord ?

Les textes officiels ne fixent pas de liste de champs. L’URSSAF parle d’un état précisant les kilomètres parcourus par jour, de la preuve des déplacements et de la carte grise. Un carnet complet contient donc :

Information	Pourquoi
Date du trajet	Les kilomètres se justifient jour par jour.
Lieu de départ et d’arrivée	Permet de vérifier la distance déclarée.
Motif (client, mission, chantier)	Prouve que le déplacement est professionnel.
Distance en kilomètres	C’est la base du calcul au barème.
Véhicule et immatriculation	Le barème s’applique véhicule par véhicule ; la carte grise donne la puissance fiscale et le propriétaire.
Société concernée	Utile si vous travaillez pour plusieurs structures avec le même véhicule.
Péages et stationnement	Ils s’ajoutent au barème, sur justificatifs.

Pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail, notez aussi la distance : aux frais réels, seuls les 40 premiers kilomètres d’un trajet sont retenus, sauf circonstances particulières. Le détail est dans le guide des indemnités kilométriques.

Faut-il relever le compteur ?

Les textes officiels consultés demandent de justifier le nombre de kilomètres, sans imposer de méthode. Relever le compteur au départ et à l’arrivée est une façon de le faire ; la distance d’un calcul d’itinéraire ou d’un suivi GPS en est une autre. Le modèle prévoit les deux colonnes du compteur, que vous pouvez laisser vides.

Papier, tableur ou application ?

	Carnet papier	Tableur	Application
Saisie	À la main, à chaque trajet	À la main, souvent en fin de semaine	Automatique, à confirmer
Distance	Compteur ou estimation	Compteur ou calcul d’itinéraire	Mesurée pendant le trajet
Calcul des indemnités	À faire soi-même	Formules à tenir à jour	Barème appliqué au cumul
Risque d’oubli	Élevé	Moyen	Faible
Coût	Gratuit	Gratuit	Abonnement

Le plus important est de remplir le carnet au moment du trajet. Reconstituer une année de déplacements en avril, de mémoire, donne un relevé fragile.

Combien de temps garder son carnet de bord ?

Pour les frais réels, service-public.fr indique de conserver les justificatifs et de les tenir à disposition de l’administration pendant 3 ans. Gardez le carnet avec la carte grise et les factures de péage et de stationnement de la même année.

Comment utiliser le modèle Vekilys

Téléchargez un fichier par véhicule et indiquez l’année, l’immatriculation et la puissance fiscale.
Ajoutez une ligne par trajet professionnel, le jour même.
Remplacez la ligne d’exemple grisée par votre premier trajet.
Dans la version Excel, le total des kilomètres et des frais annexes se met à jour seul.
En fin d’année, reportez ce total dans le simulateur.

Questions fréquentes

Le carnet de bord est-il obligatoire ?

Aucun texte n’impose un carnet de bord en tant que tel. En revanche, il faut pouvoir justifier ses déplacements et ses kilomètres : sans justificatif, les indemnités versées par l’employeur sont soumises à cotisations, et des frais réels non justifiés peuvent être refusés.

Un relevé tenu par une application est-il valable ?

Les textes ne fixent ni support ni format. Ce qui compte, c’est que le relevé montre les déplacements, leur motif et les kilomètres, jour par jour.

Faut-il un carnet par véhicule ?

C’est le plus simple : le barème s’applique au total annuel de chaque véhicule, sans additionner les kilomètres de plusieurs véhicules.

Votre carnet de bord, rempli pendant que vous roulez.

Vekilys détecte vos trajets sur iPhone et Android avec leur date, leur départ, leur arrivée et leur distance. Vous indiquez s’ils sont professionnels, et le relevé s’exporte en CSV ou en version imprimable.

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Sources

Consultées le 22 octobre 2026.

Ce modèle est une aide. Il ne remplace pas l’avis d’un expert-comptable sur votre situation.